Dans le cadre de la gestion de projet, je vous ai déjà donné quelques outils pour vous aider à structurer les actions. Je vous laisse lire les articles qui vous intéressent dans les actualités.
Néanmoins, par expérience, on peut vite se perdre dans les actions à mener et perdre de vue les objectifs initiaux.
On peut donc utiliser une note de cadrage qui permet de détailler clairement les idées principales du projet et là où on souhaite arriver.
Je vous présente rapidement l’intérêt du document, comment vous pouvez le structurer et quelques conseils pour être plus efficace.
Objectifs de la note de cadrage
L’objectif principal de la note de cadrage est de structurer le projet. Ce sera l’outil de référence sur lequel vos collaborateurs et vous allez vous appuyer pour réaliser les réunions de suivi.
La note de cadrage est la première étape du projet une fois qu’il a été défini et planifié.
Ce document n’est pas statique, vous devez le mettre à jour en fonction des aléas qui se présenteront. Et vous pouvez être sûr qu’il y en aura !
C’est tout l’intérêt de la note de cadrage car les modifications que vous apporterez à votre projet au fur et à mesure de son avancement doivent rester dans les objectifs initiaux. Si vous devez modifier ces derniers, c’est qu’il y a eu une mauvaise définition ou analyse du projet au départ.
De ce fait, comme tout document de travail, il doit être daté et les versions doivent être numérotées pour que les collaborateurs sachent toujours quel est le document de référence.
Pour une meilleure lisibilité, les modifications du document d’origine doivent être mises en évidence par une modification de la police. Cela évite au lecteur de chercher les différences entre les versions.
Il s’agit également d’un outil de communication sur la tenue de votre service vis à vis de personnes extérieures (supérieur hiérarchique, auditeur, …).
Structure de la note de cadrage
Il est bienvenu de faire figurer les points suivants :
- la nature du projet avec son périmètre précis pour éviter tout débordement ou éparpillement des collaborateurs. On peut y trouver de ce fait les indicateurs choisis, leur mode de calcul et les cibles à atteindre.
- les acteurs concernés et leur rôle dans le projet. Vous pouvez justifier les choix en précisant les compétences pour lesquelles ils ont été choisis. Le cas échéant, on peut préciser les ressources auxquelles vous allez avoir recours.
- les étapes principales du projet et les sous étapes, en précisant celles qui peuvent être réalisées en temps masqué et les responsables de ces tâches.
- les délais de chaque étape et du projet en lui-même afin de s’assurer que les résultats sortiront au bon moment. Si l’échéance coïncide avec un événement particulier, il faut le préciser. Ces délais sont aussi appelés les jalons du projet.
- le budget global envisagé ainsi que les grandes lignes de sa composition.
- les contraintes et les risques qui ont été anticipés afin de maîtriser le délai prévu au départ. Cela permet de mettre en évidence les points de vigilance et les charnières du projet.
La composition et la taille de cette note sont à adapter en fonction de l’envergure du projet.
Conseils pour réussir sa note de cadrage
Le principal conseil à retenir est de rédiger un document clair et accessible à tous. Il doit être compréhensible par toute personne qui la lit, même une personne extérieure au projet (un supérieur hiérarchique, un client, un intervenant extérieur, …).
On doit trouver les enjeux du projet qui souvent sont liés aux objectifs à atteindre.
Les risques et contraintes que vous avez repéré au départ doivent être triés par thématiques pour mieux structurer le document.
Vous devez avoir réfléchi au mode de communication que vous allez adopter pour le projet. De ce fait, il est bien de le spécifier dans une des parties de la note de cadrage.
Si votre note de cadrage s’étend sur plusieurs pages, je vous conseille de placer un sommaire pour trouver plus facilement les points que l’on recherche quand on doit se référer au document.
En résumé
La note de cadrage est le document de référence du projet, le premier livrable pour que toutes les personnes concernées sachent d’où l’on vient et où on va.