Dans mon blog, vous avez peut-être eu l’occasion de lire l’article sur le Onboarding. Sinon je vous invite à y jeter un œil.

Pourquoi je vous parle de cet article ? Car l’accueil d’un nouveau collaborateur est à soigner si vous souhaitez qu’il reste longtemps dans votre entreprise. Et le livret d’accueil est un des outils utiles pour un bon Onboarding.

Nous allons passer en revue les intérêts du livret d’accueil car il ne sert pas qu’aux nouveaux salariés. Je vous donnerai une liste non exhaustive des éléments qu’on peut y retrouver. Enfin, j’ajouterai des conseils pour s’en occuper car cela peut être chronophage et compliqué à mettre en œuvre.

Utilités du livret d’accueil

Comme nous l’avons évoqué, l’intérêt premier du livret d’accueil est de vous aider à intégrer un nouvel employé tout en l’aidant lui à s’y retrouver dans ce nouvel environnement. Le premier jour, il va être submergé par un volume conséquent d’informations. Il pourra relire à tête reposée le document pour trouver ses repères. Cela va ainsi lui donner de l’autonomie car il saura le cas échéant qui aller voir pour obtenir les informations.

Il faut comprendre que, comme la fiche de poste, le livret d’accueil est un outil de communication pour la direction d’une société. Cela permet de rappeler les éléments importants du vivre ensemble et indique à vos salariés que vous prenez soin d’eux, qu’ils font partie intégrante de toute une équipe. Vous pouvez également parler de l’histoire de l’entreprise, de sa culture, de ses objectifs, des procédures et pratiques courantes. Mais nous allons détailler son contenu plus loin.

Le livret d’accueil doit devenir la source d’informations fiables et pratiques.

Composition et contenu

Le livret d’accueil n’a pas de caractère obligatoire sauf dans des établissements de santé. Donc il n’est pas encadré par la loi et vous pouvez y faire apparaître ce que vous voulez. Je vous donne ici des pistes que vous pourrez adapter en fonction de la taille de votre structure et de ce que vous souhaitez partager avec les salariés, ou non.

Un outil intéressant pour sélectionner les informations que doit contenir le livret d’accueil est encore de faire appel aux concernés, c’est-à-dire vos salariés. C’est l’occasion de les faire participer à la vie de l’entreprise, de ne pas être qu’un numéro dans l’organisation. Cela peut se mettre en place sous forme de sondage (il y a de très bons outils gratuits sur internet) ou de répartir dans l’entreprise une boîte à idées éphémère à ce sujet.

Je vous donne ici les rubriques que l’on retrouve souvent dans les livrets d’accueil, libre à vous de sélectionner ceux qui vous intéressent et de les disposer dans l’ordre qui vous paraît le plus opportun :

• une introduction : souvent rédigée par le fondateur ou le dirigeant. Il est bon de le modifier à chaque mise à jour du livret afin de montrer l’investissement de la direction dans ce document qui sera lu par tous les employés. Elle peut par exemple expliquer l’intérêt du fascicule.
• une présentation générale de l’entreprise : elle peut comprendre l’historique de sa création, les éléments qui justifient son évolution dans le temps, elle peut également évoquer un futur à court ou moyen terme. Vous pouvez y ajouter les valeurs véhiculées, la culture, les activités, les filiales ou agences existantes. Certains parlent également de stratégie d’entreprise pour éclairer les salariés sur la direction que prend le management.
• les principaux clients.
• un organigramme : il peut être détaillé ou général suivant la taille de la structure, il peut être nominatif ou uniquement organisationnel si vous avez beaucoup de turn over (souvent le cas des petites structures en croissance).
• les locaux et l’environnement de travail : cela peut se concrétiser par un plan montrant les lieux importants de la vie courante (sanitaires, salles de repos ou de restauration, lieux pour les “pauses cigarette”, …), le parking, le local à vélos, les transports en commun et j’en oublie. Les éléments de sécurité comme les issues de secours, le point de rassemblement, les extincteurs, … peuvent apparaître sur un second plan pour ne pas tout mélanger et que cela reste lisible.
• les règles de vie : horaires d’ouverture, de travail, le temps de travail, la convention collective, l’entretien des lieux communs, les avantages (mutuelle, tickets restaurant, chèques vacances …).
• des résumés des points importants du règlement intérieur, de la charte de télétravail, de la charte informatique, du livret de sécurité, de la politique RSE et la totalité de ces règlements et autres chartes seront annexés pour éviter de rendre le livret d’accueil indigeste.
• les canaux de communication interne (Teams, Skype, intranet, …).
• les contacts utiles qu’ils soient internes (direction, service RH, responsable sécurité, infirmière) et externes (DREETS, conseil des prud’hommes, médecine du travail).
• les principales procédures concernant les retards, les absences, les vacances, la paye.
• les IRP (instances représentatives du personnel).
• le plan de formation pour valoriser la montée en compétences.
• l’intégration des nouveaux arrivants : les devoirs de l’entreprise, les devoirs du nouveau collaborateur, les étapes clés de l’entrée du salarié (rendez-vous à la médecine du travail, la remise du badge, des clés, des EPI, des codes d’accès)
• les pictogrammes courants dans l’entreprise et leur signification.

Si certains éléments sont déjà présents dans d’autres documents de travail, vous pouvez les retirer pour éviter les redondances et les éventuelles erreurs de mise à jour. Cela évoquerait auprès des salariés des éléments contradictoires donc une sensation de manque de sérieux de la part de la direction.

Conseils pour son élaboration

Ce document, comme tous ceux d’une société, doit vivre et être mis à jour. Je conseille une révision au moins annuelle même si à l’issue de la révision vous vous rendez compte qu’il n’y a rien à modifier.

Cela représente du travail mais il y a des astuces pour que le service RH ne soit pas non plus accaparé par la tâche. Vous pouvez faire appel à un volontaire qui sera chargé de faire vivre le document (chef de projet pour la rédaction, les mises à jour et la conception, responsable de la diffusion). Cette astuce à l’avantage de donner de l’importance à un employé qui souhaite s’investir en lui faisant part de la confiance que vous avez en lui. Il aura un sentiment d’appartenance à la vie de l’entreprise et le cas échéant vous lui permettrez de monter en compétences.

J’ai évoqué tout à l’heure l’idée de faire participer les salariés afin d’avoir des idées du contenu. Une fois tous ces éléments recueillis, il ne faut pas que la rédaction ne soit de la responsabilité que d‘une seule personne. Je vous conseille, comme pour la fiche de poste, de créer un groupe de travail qui pourrait se composer de cette manière :

• un représentant du service RH,
• un représentant de la direction,
• le responsable du livret évoqué juste au dessus,
• un nouvel arrivant qui sera source d’inspiration, 
• un autre salarié volontaire.

Une fois la trame établie, il faut que le résultat final soit compréhensible par tout le monde, attrayant et si possible ludique pour qu’il ne reste pas au fond d’un tiroir. Encore une fois, pourquoi ne pas faire appel à un employé qui a de l’affinité pour la rédaction et la mise en forme informatique s’il sait utiliser des logiciels adaptés.

Tous les employés sont concernés par ce livret d’accueil. Toutefois, rien ne vous oblige à diffuser le même document à tout le monde. En effet, des intérimaires ou des stagiaires ne sont peut-être pas concernés par tous les points. Posez vous la question également pour des intervenants extérieurs (personnel de sécurité ou d’entretien), l’arrivée d’un alternant, d’un CDD ou d’un CDI. Dans ce cas, il faudra prévoir une version allégée pour une certaine catégorie de personnel.

Pour les versions de mise à jour, vous pouvez choisir de mettre en gras les nouveaux éléments du livret afin de vous assurer que lors de la diffusion, les anciens salariés prennent connaissance des modifications au lieu de le mettre directement dans ses archives sans le regarder.

La diffusion

Un point important est de décider du support sur lequel vous allez diffuser ce document. Vous pouvez le faire sous forme :

• papier : l’avantage est que les employés l’ont à disposition quand ils recherchent une information. Il est également idéal pour les zones d’affichage.
• informatique : il est accessible à tout employé qui a un accès au réseau intranet de l’entreprise.
• vidéo : cela permet de communiquer par l’intermédiaire d’écrans dans l’entreprise et de rappeler régulièrement aux employés ce qu’il est bon de savoir. De plus, pour les gens qui n’aiment pas lire, cela donne un aspect dynamique au document.
• webinar : certaines organisations s’appuient sur ce nouvel outil pour communiquer.

Dans tous les cas, pour une organisation plus fluide, mettez en place les modes de diffusion avec dans chaque cas la liste des endroits ou des personnes concernées. Si vous avez opté pour une deuxième version pour une certaine catégorie de personnel, vous devez le préciser dans vos listes.

Cela prend du temps la première fois mais par la suite, vous irez beaucoup plus vite. De plus, vous serez sûr de ne rien oublier.

En conclusion

Le document est destiné à tous les employés de la société. Il doit devenir la référence pour le bon fonctionnement de l’organisation.

Il faut toutefois garder en tête que le livret d’accueil ne remplace pas un accompagnement personnalisé du nouvel arrivant.

L’embauche d’un nouveau collaborateur peut être l’occasion de la révision du livret d’accueil voire de son élaboration complète s’il n’existe pas encore. Nous pouvons en discuter afin de vous aider dans la mise en œuvre.