La fiche de poste n’est pas une obligation mais elle est fortement conseillée dans une entreprise car elle constitue un outil de communication. Elle démontre une gestion qualitative des ressources humaines de l’organisme et montre l’investissement de la part de la direction dans sa gestion de la prévention des risques.

Là où elle devient indispensable, c’est quand l’entreprise vise une certification ISO 45001 (anciennement OHSAS 18001) ou ISO 14001. La première certification indique que la société maîtrise le système de management de la santé et de la sécurité au travail (ou SST). La seconde donne l’information que la société certifiée a une politique de management de l’environnement et met en place des mesures visant à s’améliorer de manière continue.

Utilités de la fiche de poste

Ce document a pour premier objectif de communiquer au salarié les tâches qui lui incombent et de l’informer sur les risques encourus en termes de santé et de sécurité. Ce dernier point est lui une obligation. En effet, les entreprises se doivent d’informer et de former tous les salariés à la sécurité, à leurs missions et aux pré-requis à une prise de poste.

Cette formation doit avoir un caractère périodique, pratique et approprié en fonction du poste et du salarié concerné.

Ainsi il est préconisé de réaliser cette formation au moins dans les circonstances suivantes :

• à l’embauche, que le collaborateur soit intérimaire, stagiaire, alternant, en CDD ou en CDI ;
• lors de l’évolution des risques liés au poste de travail suite à un changement de procédé, de matière première… Ces évolutions sont souvent liées à une nouvelle évaluation des risques dans le cadre de la révision du document unique ou lors d’une réunion avec le CHSCT.
• lors du changement de poste d’un salarié ;
• à l’occasion de la reprise d’activité après un arrêt maladie d’au moins 21 jours.

Au-delà de ces obligations, la fiche de poste peut avoir d’autres utilités. Elle peut être un outil d’évaluation du collaborateur pendant une période d’essai, lors de l’établissement de ses objectifs ou lors de l’entretien annuel.

La fiche de poste devient le document de référence en cas d’insuffisance professionnelle. Il peut également protéger un responsable de service contre des accusations abusives de harcèlement moral.

Composition et contenu

La fiche de poste doit détailler les comportements à adopter lors de la tenue du poste, les gestes à respecter pour rester en sécurité.

Pour les postes à risque, souvent dans un atelier de fabrication par exemple, la fiche de poste doit reprendre le fonctionnement d’un dispositif de protection et de secours. On doit également y trouver les motifs de l’emploi de ce dispositif.

Pour les postes moins risqués comme un emploi de bureau, on y trouvera par exemple le type d’extincteurs à disposition et adapté aux risques liés au poste (incendie d’origine électrique, feu de papier…).

Pour les postes utilisant les produits chimiques, si le risque est qualifié de non faible (voir le document unique), il faut une notice précise du poste.

En résumé, vous pouvez faire apparaître dans une fiche de poste tout ou partie des éléments suivants, non exhaustifs et dans l’ordre qui vous paraît le plus judicieux :

• les consignes de sécurité et les protections collectives mises à disposition (qui sont à privilégier par rapport aux protections individuelles) ;
• la référence aux documents utiles liés au poste ;
• le port des EPI avec les pictogrammes bleus adaptés ainsi que les précisions (il existe plusieurs types de gants de protection par exemple) et les précautions (comme le temps maximum d’utilisation avant le remplacement) ;
• les mesures d’urgences claires, les personnes référentes à contacter, comment on les joint et les moyens mis à la disposition pour rester en sécurité ;
• les habilitations qui sont délivrés par l’employeur qui indiquent la reconnaissance de compétences et la limite des autorisations d’application ;
• les compétences spécifiques au poste ;
• les dispositions médicales délivrées par la médecine du travail ;
• les indicateurs de suivi liés au poste ;
• un historique des incidents et des accidents ;
• l’accessibilité aux handicaps ;
• la date de rédaction ou de révision, le rédacteur et son visa ;
• visa de la personne qui reçoit la fiche de poste.

Dans tous les cas, la fiche de poste peut s’inspirer de la convention collective de référence de l’entreprise et des fiches métiers disponible au Pôle Emploi sous la désignation ROME.

Conseils pour l’élaboration de la fiche de poste

On dit toujours qu’il y en a plus dans plusieurs têtes que dans une. De plus, il ne faut pas oublier d’éléments importants. De ce fait, il est conseillé, dans la mesure du possible, de créer un groupe de travail. Dans ce cas vous pouvez inviter les personnes suivantes :

• un représentant des ressources humaines ;
• le responsable HSE ;
• le responsable de service concerné ;
• un titulaire actuel du poste et si possible le référent du poste (il est bon d’avoir un référent quand un poste est occupé par plusieurs personnes afin de s’assurer d’avoir un formateur qui donnera la même méthode de travail à tous les salariés qui occupent le poste) ;
• un représentant du service médical ;
• un représentant du CSE (comité social et économique) si votre entreprise compte au moins 11 salariés.

Toutes ces personnes auront pris le temps en amont de lister les points qui le concerne lors de la rédaction de la fiche de poste ou de revoir les parties qui le concerne avant la réunion de révision de la fiche de poste. Cela évite de faire perdre du temps et rend la réunion plus efficace.

En plus de ce travail préparatoire, les personnes concernées doivent se munir des FDS (fiches de sécurité) pour les produits chimiques nécessaires dans la tenue du poste. A défaut, les acteurs pourront s’appuyer sur les CLP (classification, labeling and packaging).

Le document une fois terminé ne doit pas dépasser 2 pages, il doit être compréhensible par tous, convivial voir ludique pour s’assurer que les personnes concernées en prendront connaissance. Il est conseillé de prendre le temps de le lire au nouvel arrivant afin de s’assurer qu’il a bien compris tous les éléments. De plus, cela assure au moins une lecture complète par le salarié.

Une fois le document terminé et validé par tous les participants, il faut le diffuser et avertir les personnes concernées de la nouvelle version mise en circulation. 

Pour ce dernier point, il faut avoir à jour une liste de diffusion physique au personnel (le responsable de service prendra le temps de la donner en main propre à chaque personne de son équipe) et informatique ainsi que les emplacements d’affichage afin de s’assurer que les vieilles versions sont détruites et que tout le personnel a accès à la dernière version en vigueur.

Les zones d’affichages doivent être les postes de travail. Si ce n’est pas possible, il doit y avoir à proximité une zone d’affichage identifiée et connue de tous, en tout cas dans son secteur d’action. 

En conclusion

La fiche de poste n’est pas nécessairement une obligation sauf si vous prétendez à certaines certifications ISO. Toutefois elle est fortement conseillée car :

• elle peut jouer un rôle important dans la perception que les employés ont de l’implication de la direction vis-à-vis d’eux ;
• elle est également un outil de travail et de communication très utile si elle est bien conçue.

L’embauche d’un nouveau collaborateur peut être l’occasion de la révision d’une fiche de poste voire de son élaboration complète.