Il existe plusieurs pièges dans lesquels une personne peut facilement tomber quand elle entame un projet d’envergure.

Le premier est de se disperser. Le second est de ne pas se donner de visibilité sur l’avancement de ce projet.

Pour le deuxième piège, je vous ai donné des outils pour visualiser et cadrer les étapes du projet.

Pour le premier piège, il est intéressant de se pencher sur une méthode qui peut aider à cadrer le projet. Passons en revue cette méthode.

 

Le périmètre du projet

La première chose à faire pour ne pas se disperser est de cadrer le projet que vous souhaitez mettre en place.

Pour cela, il faut définir clairement et mettre par écrit les limites que vous souhaitez lui donner. Elles sont plus ou moins bien délimitées par les indicateurs que vous avez mis en place et qui vous ont permis de mettre en évidence le dysfonctionnement que vous souhaitez voir disparaître.

A partir de là , vous devez lister les points qui seront à traiter en triant clairement ceux qui seront inclus dans le projet.

Pensez alors à compléter en listant les points qui ne feront pas partie du sujet à traiter. Cela évitera les débordements s’ils venaient à venir sur le tapis des débats. Vous pourrez rapidement les mettre de côté et recentrer les discussions sur le cœur du problème.

Par contre, ces points ne seront pas totalement écartés et devront être inclus dans un futur projet.

 

Les contraintes du projet

Les contraintes que vous devrez incorporer dans le projet sont :

• le délai dans lequel vous vous obligez à terminer les travaux ;
• le budget que vous accorderez au sujet en fonction de son importance et des frais que le dysfonctionnement engendre au quotidien. En effet, vous ne devez pas engager un budget à la suppression d’un dysfonctionnement supérieur aux coûts du dysfonctionnement en lui-même. Pour cela, prenez soin d’incorporer les “faux-frais” qui sont liés à votre problème ;
• le matériel dont vous aurez besoin. S’il y a des achats à prévoir, il faut les inclure rapidement dans le budget initial et tenir compte des délais d’approvisionnement dans les contraintes de délai de réalisation ;
• la communication entre les membres de l’équipe.

 

Les enjeux du projet

Pour vous assurer de vendre votre projet et lui donner de la légitimité, vous devez envisager les gains et également anticiper les pertes pour votre service voire pour votre entreprise. Ne laissez pas la possibilité à vos détracteurs de discréditer vos actions.

De plus, si vous vous rendez compte que les bénéfices ne compenseront pas les désavantages, posez vous la question de l’intérêt du projet. L’objectif n’est pas de mener une croisade coûte que coûte.

De plus, cela justifie les mauvais résultats de vos indicateurs et la pertinence des cibles associées.

 

Les risques du projet

Tous les projets comportent des risques. Dès que l’on sort des habitudes, il est possible d’engendrer d’autres dysfonctionnements. A vous de les anticiper également.

Les risques peuvent être de plusieurs ordres :

• des éléments incertains d’une organisation ;
• des conséquences sur le côté humain de votre service ou entreprise ;
• des réalités techniques ;
• d’ordre financier ;
• d’ordre juridique.

Tous ces risques peuvent freiner voire compliquer un projet. Si vous les anticipez, vous saurez à quoi vous attendre et prendrez des décisions en conséquence.

 

Les jalons du projet

Les jalons sont des éléments importants de votre projet. Ils sont souvent des dates clefs dans la vie du projet.

Les deux plus importants sont évidemment la date de début et la date de fin du sujet.

Il y en a d’autres :

• la date butoire pour la fin d’une étape ;
• l’étape clé d’un projet.

Ces jalons vont être accompagnés d’une définition des objectifs intermédiaires. Ils permettent de juger de l’avancement et de l’efficacité des actions menées jusqu’au jalon et d’apporter le cas échéant des rectifications dans la suite du projet.

 

Dans un autre article, j’ai qualifié ces jalons de réunions de suivi.

Ils sont indispensables pour s’assurer du bon avancement du projet et c’est l’occasion de redonner de la visibilité globale à votre équipe. En effet, chaque équipier gère une tâche particulière et ne voit pas forcément les autres avancer.

Cela aide également à donner de la cohésion d’équipe.

 

Les livrables du projet

Dans une définition complète d’un projet, il faut savoir ce qui est attendu au bout des actions. Cela peut consister en :

• un bilan de projet ;
• un compte rendu ;
• un produit.

Ce que j’entends par produit, cela peut être :

• une nouvelle méthode de travail dans les ateliers ;
• une nouvelle machine ;
• une nouvelle procédure ;
• un nouveau process de fabrication.

En résumé, les livrables sont toutes les conclusions auxquelles vous arriverez, qu’elles soient matérielles, humaines ou documentaires.

Les coûts du projet

Nous avons évoqué tout à l’heure le budget que vous allouerez au projet. Vous devez donc lister tous les coûts qu’engendrerait la mise en place de la solution de votre dysfonctionnement, qu’ils soient directs ou indirects.

Pour les coûts directs, il est assez aisé de calculer la valeur de l’humain à partir du moment où vous avez attribué une ressource humaine à une tâche et un temps imparti pour réaliser la tâche. Vous pouvez également connaître le coût d’achats intermédiaires.

 

Par contre, pour les coûts indirects, la tâche est plus délicate. Nous avons évoqué la communication autour du projet. Nous pouvons y ajouter les frais commerciaux ou marketing dans le cas de la création ou de l’amélioration d’un produit vendu. On trouvera des notions plus subjectives comme l’environnement de travail, la qualité de vie liée au projet. Bref, tout ce qui n’est pas matériel.

 

La date cible finale du projet

Voilà un point clé à définir. C’est un des jalons évoqués plus haut. Vous devez veiller à définir cette date car c’est elle qui fera que le projet sera bien mené ou non.

C’est elle qui permettra lors des réunions de suivi de “mettre la pression” ou non sur vos collaborateurs.

Si vous laissez cette date dériver doucement vers le futur, c’est à ce moment que vous pourrez affirmer que le projet a été mal préparé. Malheureusement il sera trop tard.

En conclusion

Un projet représente un investissement financier, matériel et humain. Vous avez la responsabilité de le mener au bout avec les meilleurs résultats possibles et dans un délai raisonnablement imparti dès le départ.

De plus, certains points sont peut-être à ajouter dans la liste des tâches et votre planning de réalisation comme les livrables à mettre en place.

 

Votre aventure doit se construire et vous ne devez pas chercher à l’avoir terminé avant de commencer.

Venez échanger sur les pratiques et les outils existant.

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